Преглед садржаја:
Дугорочни уговори о закупу који се односе на земљиште или зграде често имају одредбе о евидентирању у њима. Ово је посебно тачно у контексту комерцијалног лизинга. Одредба о евидентирању дозвољава било којој страни да евидентира уговор о закупу, или обавијест о уговору о закупу, са жупанијом. Општа сврха да се дозволи евидентирање закупа је стварање приоритетног интереса у јавним евиденцијама у вези са изнајмљеном имовином.
Цоунти Ланд Рецордс
Свака жупанија је именовала службеника за земљишне књиге, који се често назива жупанијски записничар, да одржава јавне евиденције о власништву и власништву над свим некретнинама које се налазе у тој жупанији. Жупанијска земљишна евиденција архивира копије свих забиљежених докумената који се односе на било коју врсту интереса на некретнинама, а та документација је доступна за јавно испитивање и истраживање.
Снимање
Упис уговора о закупу значи подношење копије уговора о закупу са локалном жупанијском канцеларијом за земљишне књиге. Земљишнокњижни уред ће наплатити малу накнаду за снимање и означит ће врх уговора о закупу с печатом за биљежење који означава датум, вријеме, број уписа снимљеног документа. Жупанија тада одржава индекс свих евидентираних докумената, тако да јавност може претражити и прегледати те документе.
Сврха
Многи државни статути предвиђају да је евидентирање неопходно за стварање дугорочних интереса за некретнине. Одређени интереси на земљишту могу бити неважећи ако нису записани у документу који је забиљежен у жупанији. Поред тога, ако власник имовине прода имовину, а уговор о закупу није евидентиран, будући власник имовине неће бити везан за услове уговора о закупу. Бележење ставља све будуће куповине имовине на основу обавештења да постоји уговор о закупу, што доводи до тога да сви будући купци имовине буду обавезани условима уговора о закупу ако откупљену имовину купују од станодавца.
Приватно обавештење
Неки станодавци или станари не желе да се сви услови уговора о закупу објаве. Уговор о закупу може садржати повјерљиве информације које станодавац или станар жели задржати приватним. Сходно томе, уобичајена је пракса да се забележи обавештење о уговору о закупу који идентификује уговор о закупу уопште, али заправо не бележи сам уговор о закупу. Евидентирање обавештења штити приоритетне камате од закупа без откривања приватних услова закупа.