Преглед садржаја:
Питате се колико дуго треба чувати документе? Прво одредите шта је документ. На пример, ако документ садржи монетарне информације, као што су исплате плата или изјаве о зајму, оне ће бити сврстане у финансијске документе. Већина финансијских докумената похрањује се до краја године и задржава се неколико година за каснију финансијску ревизију, ако је потребно. Остале категорије укључују идентификацију, уговорне, образовне и личне.
Финансијски документи
Чувајте приходе и трошкове, рачуне и друге финансијске документе, као што су месечни банковни извештаји, до годину дана. Међутим, приликом архивирања финансијских евиденција у пореске сврхе, треба да чувате пословне и личне финансијске документе, као што су рачуни, до 10 година у случају да добијете ревизију.
Документи индентификације
Идентификациони документ је доказ о старости и рођењу појединца, као што је родни лист или возачка дозвола. Ови документи треба да се чувају до краја живота, релативно при руци, на захтев законских власти. Дозвола за возача која је издата од стране државе такође је облик документоване идентификације која се мора обновити након истека рока, као возачка дозвола.
Уговорни документи
Уговорни документи су писани уговори између појединца и треће стране за размјену или продају робе или услуга. Ове робе или услуге могу бити кућа или аутомобил, што би укључивало било какве уговоре о закупу или имовинска дјела, или гаранције на купљену имовину. У сваком случају, уговорни документ има одређен рок доспијећа или датум завршетка документа, који може бити и одређени датум за одбацивање документа.
Едуцатионал Рецордс
Чување класификованих истраживачких радова, и слично, у кутији за ципеле или у савитљивој фасцикли, може бити корисно за каснију употребу приликом архивирања образовних докумената по семестру. Архивираним радом семестра, студент може прегледати своје раније радове за средњорочни или коначни рад, као и оспорити коначне оцјене ако се појави потреба.
За друге образовне документе, као што су менице или изјаве о студентским кредитима, покушајте да архивирате ове документе у финансијску категорију. То ће вам помоћи да пратите финансијске обавезе.
Персонал Рецордс
Лични подаци су документи као што су вјенчани лист, факултетска диплома и медицински записи који су осјетљиви дијелови од значајне вриједности. Ове ставке треба увек складиштити на сигурном месту или оставити, јер се ти предмети обично не приказују у јавности. Сертификат или диплома могу бити уоквирени и монтирани да би се сачували и приказали приватно код куће или у канцеларији.