Преглед садржаја:
Сврха дневног реда састанка је да осигура да полазници имају идеју о томе гдје се води расправа. Он такође обезбеђује временски оквир тако да сви који су укључени знају када ће састанак завршити. Креирајте шаблон за планирање брзог састанка у одговарајућем формату тако да све што треба да урадите је да га ажурирате за сваку сесију.
Лист Формат
Када пишете дневни ред састанка, морате га форматирати у нумеричкој и абецедној листи редоследа догађаја. Стандардни формат има реч "Дневни ред" на врху странице. Под "дневним редом" упишите назив компаније, датум и вријеме састанка. Свака главна точка дневног реда одвија се бројем или римским бројем на следећи начин: "И. Увод, ИИ. Кореспонденција." Испод сваке главне категорије, додајте детаљније описе којима претходи слово по абецедном реду. Ево примера: "а. Општи увод, б. Представљање нових чланова". Наставите ову секвенцу за све тачке дневног реда и описе.
Оутлине
Основни нацрт дневног реда састанка је, прво, увод, затим записник са претходног састанка (рецитал и одобрење), извјештаји, нови послови, ставке расправе (по редослиједу важности) и затварање. Ово је основна смјерница за дневни ред - наравно, можете додати своје ставке у жељеном редослиједу.
Тиме Естиматес
Такође треба да укључите процене времена за сваку ставку у вашем дневном реду. Користите временске блокове у минутама или сатима, користећи реалне процјене. Посланик састанка (обично секретар или менаџер) може користити ове смјернице како би одржао састанак на правом путу. Тако, на пример, можете додати "3 минута" поред уводне ставке и "15 минута" за сваку ставку на дискусију.
Одговорности
Поред процјене времена састанка, укључите и име особе која је одговорна за вођење сваке расправе. Ако ви или менаџер једина особа која планира да одржи састанак, то је непотребно. Али ако имате различите чланове тима додељене сваком задатку на дневном реду, укључите имена. На пример, ако секретарица даје записник, укључите њено име поред те ставке на листи.