Пореске импликације надокнаде трошкова кроз платни списак

Служба за интерне приходе омогућава послодавцима да надокнаде запосленима трошкове пословања који су настали на послу. Према одговорном плану, ови трошкови су ослобођени пореза за запослене. Ако је то план који није одговоран, исплате се сматрају плаћама. Ако се надокнаде исплаћују преко платног списка, то значи да су они део не-одговорног плана и запослени ће плаћати порез на надокнаду.

Човек у оделу пумпинг гасцредит: вадимгузхва / иСтоцк / Гетти Имагес

Пословни трошкови за запослене

Као представници предузећа, запослени су склони пословним трошковима током рада. Вожња да се сретне са купцем, преузима неке канцеларијске потрепштине или одводи клијента на ручак су сви пословни трошкови које послодавац може надокнадити. Да би документовали и оправдали трошкове, запослени би требало да чувају копије рачуна када купују посао. ИРС омогућава послодавцима да надокнаде запосленима миљу за путовање аутомобилом, тако да запослени могу водити детаљан дневник пословних путовања, а не штедњу на рачуну.

Одговорни и непријављени планови

Када послодавци надокнаде запосленима трошкове за рад, они то чине под одговорним планом или планом који није одговоран. Одговоран план је онај у коме запослени благовремено доставља документацију о трошковима и враћа вишак надокнада. Послодавац провјерава трошак који је имао пословну везу и задржава копију документације. Према одговорном плану, надокнада трошкова није приход. Уместо тога, то је ослобађање од пореза ослобођено пореза.

Издавање чекова у складу са планом одговорности

Ако имате одговоран план, надокнаде трошкова не би требало да се обрађују преко платног списка. Уместо тога, замолите запослене да периодично прикупљају документацију о трошковима и онда издају провјеру трошкова. Ове исплате треба да се евидентирају као трошкови компаније. На пример, ако запослени исечете чек за надокнаду километраже за 50 долара, 50 долара треба да се евидентира као трошак километраже. Ваша компанија ће моћи да отписује ове трошкове на пореску пријаву, тако да задржите копије образаца за километражу и потврде о трошковима.

Обрада платног списка за не-одговорне планове

Ако послодавац не поштује правила одговорног плана, он функционише под не-одговорним планом. Понекад послодавац намерно спроводи необјашњиви план да минимизира вођење евиденције. На пример, компанија може изабрати да сваком запосленом обезбеди 500 долара за покривање трошкова хране и километраже за годишњи пословни тренинг и да не захтева рачуне. У овом случају, надокнаде трошкова се заправо сматрају плаћама, а запослени ће плаћати порез на њих.

Пошто се ово сматра плаћама, надокнаде трошкова по необрачунљивом плану треба да се обрађују преко платног списка. На тај начин послодавац може задржати савезне, државне и порезе на плате. На крају године, надокнаде трошкова ће бити приказане као плате у Обрасцу В-2 запосленог.